会议签到

会议签到一直以来都是活动现场管理的重中之重，在新互联网时代，用纸笔这种传统的方式会影响签到效率，同时反映出活动品牌主办方的守旧性；细致的签到一方面保证现场的安全，另一方面是收集参与者信息。传统的签到方式要么花费大量的人力物力，要么直接放弃了签到的速度。如果要兼顾各方目的，就需要用新的签到方式：慧美会议签到系统。

会议签到系统说明

1、会前预备子系统

管理计算机内保存有可能与会所有人员的个人档案：编号、姓名、身份证号、单位、职位、近照等，这些资料在第一次安装系统后一次性录入，再有人员增减时，可在系统维护时修改。每次会议举行前，会议工作人员应提前将与会领导及各位需要参加此次会议的人员资料输入管理计算机，以便为人员发卡。对本次会议与会的领导、特别人员和较少参加会议的人员，应提前检查资料是否存在。

2、会议卡发卡子系统

发卡子系统进行发卡操作时可分为预先发卡和即时发卡。

在会前按照与会人员名单进行发卡，之后即可将卡片由相关的机构下发，该方式可处理大多数除请假等特殊原因之外的情况。

已收到会议卡的与会人员到达会场后，直接在会议签到器前刷卡即可完成签到操作。由于特殊原因未收到卡片或代替开会者可出示名片，或说明姓名、单位、所代替人等资料，会场工作人员依据以上资料进行补发卡。会议工作人员可根据来人提供的资料在发卡计算机内按姓名、单位等逐个查询，也可以输入关键字（例如姓氏等）快速查找，找到后，不需要再录入资料，可直接发行会议签到卡。此卡可以多次使用，如果经常与会的人员愿意保留的话，以后开会可以不用再发卡，使用该卡再领取本次会议出席证后即可直接签到。也可会后将此卡留到出口处，由会议处工作人员统一回收，此卡可重复使用。另外资料在发卡计算机内未保存的，发卡计算机会自动给出一个较大编号，要求工作人员输入其单位、姓名，并将其编号、单位、姓名输入文不对题签到管理计算机。

3、出席统计子系统

会议结束后，签到管理计算机会出具出席会议人员基本信息表、会议出席报表、按时出席报表、迟到人员报表、未出席人员报表。表内容、格式都可按需要设计。

4、数据收集整理

数据自动存储在安全的数据库中，能以EXCEL文件格式导出，方便查看处理。

使用会议签到系统有什么好处？

1、对于主办方来说，可以设置网上报名，支持微信报名，方便便捷不用传统纸质版的填写基本信息方式，参会者还能够在报名链接下面留言评论。

2、提高效率，减少人工，有需要支付功能，还能对接公司账户，支付费用直接到账公账上面。

3、提升逼格，展示专业形象，一个美观的报名审核会议签到系统更能提升公司的形象，使公司看起来高大上。

4、环保，少纸少墨，利用信息科技时代，减少纸质版时代的繁琐。

5、对于主办方来说，报名审核会议签到提升服务质量，数据实时查看，自动统计

慧美会议签到系统就是为了实现会议的智能签到数据采集、数据统计和信息查询过程自动化，会议管理自动化而开发的软件，脱离以往的手工签到。此技术可以应用于各种的会议场合。系统可提供会议邀约、报名购票、入场签到、现场互动、会员管理、数据分析助您会议全流程一站式管理。