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访客系统与企业OA系统的集成

时间:2021-10-14 19:05:36 来源:慧美鑫业科技 点击:

访客管理系统,取代了人工登记来访人员的管理方式,实现了访客在来访时的登记、身份审核、进入授权、签退离开的电子化管理。慧美访客管理系统,不但可以独立完成访客在拜访时的线上登记、线下审核、二维码授权通行等各个环节的管理,还可以实现与企业OA系统的集成。

OA系统在与访客管理系统进行集成后,可以将OA中的人事数据与来访人员的预约登记进行匹配,访客登记后的拜访申请数据也在OA系统中流转审批后,审批的结果将发送到访客管理系统中,成为安保人员发放临时卡的发放和门禁的指令源。

访客管理系统的人事数据、审批流程、已经访问数据,可以与OA系统共用一个数据流,实现数据的流转和管理效率的提升。在访客系统与OA系统进行集成后,将前台/安保人员的审核工作交由被访问人进行自我核准和流程审批,在减少了前台/安保人员工作量的同时,也减少了因访客聚集登记而引起的排队现象。这套集成后的访客管理系统,在提升了用户体验的同时,也提升了企业的对外形象。

访客系统与企业OA系统的集成

慧美访客管理系统,还可以将车辆的相关信息与OA、ERP等流程化的软件进行集成,出入人员以外,外来的物流车辆,只有在物流订单匹配后,才能与

安保部门的车辆放行权限相匹配,完成物流车辆放行的指令。当物流车辆驶出企业时,也可有安保部门根据收货人员发送过来的请求,查验车辆是否夹带物品,确保安全后进行放行。

慧美访客管理系统,将外部访问事件进行了不同岗位权限的分配,各岗位的软硬件终端分工合作,完成整套访客流程的管控,为企业带来一个安全、高效的访客管理体验。

访客系统与企业OA系统的集成

慧美访客管理系统的建设,可以根据不同企业OA系统进行定制化的开发和集成,在现有流程不做变更的基础上,将访客管理系统植入在原有框架内。

慧美访客管理系统与OA系统进行集成后,可实现以下的管理流程:

1、来访信息及来的登记内容说明

为了分了解来访者信息,并在OA系统中新建来访者信息及来访目的:

1)来访者信息:需准确了解来访者姓名、职务、联系电话等信息,并录入系统;

2)事由及安排:清晰记录来访目的、时间、需配合的人员及要求等;

3)需准备资源:需确认接待所需资源,包括会议室、会议设备、车辆安排等及所需时间要求;

4)审核与确认:针对重要、重大来访接待,通过发起流程让公司级领导审批。

2、访客预约登记后智能提醒

访客通过手机、自助终端或前台录入信息后,可将信息自动推送到OA系统中进行审批,自动提醒与本次接待有关的人员,相关人员根据流程内容可快速进行来访准备。

同时来访者也可以收到系统自动发送的邀请短信:“尊敬的贵宾您好,欢迎来到XX公司,您的预约编号是***”。在进入公司时向门卫出示预约号即可,谢谢。

3、来访身份现场验证

在被访单位出入口,为防止无关人员混入公司,门卫大多会问“请问您找谁?”、“请打个电话确认一下”、“请电话让对方来接”等问题,但造成了流程的繁琐和工作效率的低下。

而在当前模式下,OA系统通过身份验证等功能解决门岗准入放行所带来的工作效率问题。

1)身份验证短信:当来访者到达公司时只需出示短信通知,门卫工作人员通过OA系统,根据短信通知中的预约号,可直接查询到来访者相关信息,不需要打电话,即可确认来访者的信息。

2)身份验证终端自助准入:根据自助终端后手机二维码确认,配合二维码扫描仪、闸机、人脸识别设备等,核准信息后,自动获取权限进入。

4、来访记录档案

慧美访客管理系统中,由于客户来访通过OA系统流程进行驱动,待流程审批完成之后自动形成客户来访档案库。后续若是有问题可以及时追踪,并且统计客户来访次数和频率等数据,从而全面为安保和相关部门提供有效的管理数据。

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