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岗位责任制下的访客系统应用

时间:2021-05-03来源:慧美一卡通系统作者:慧美科技 点击:
在校园、企业、工厂、医院等大型单位的安保管理过程中,外来访客的来访将涉及到业务、安保、后勤等多个部门的协作与配合。在访客来访前、接待中、访问后的各个环节,将涉及到不同岗位之间的协作与配合。在访客接待中,信息传递的及时性,访客信息掌握的准确性,以及各个岗位之间的协调,都将成为整个访客接待的关键。采用一套责任分明,程序合理的访客系统将为这些步骤带来职责分明的流程优化。
慧美访客系统,在岗位责任制的管理思想下,将访客软件分为被访人模块、安保审核模块、访客自助登记模块,以及查询与数据汇总模块等多个软件的相互配合,实现了访客管理的信息化。在这种管理思想下,访客只需要在线上填写好自己的身份信息,并向被访人发起预约访问的请求,就可以及时通知被访人进行接待。当业务部门需要邀请外界客人进行访问时,也可以通过线上的方式向来访嘉宾进行线上的预约通知,形成友好的邀请提示。当被访人同意该次访问后,安保部门、后勤接待部门也将同时获得该访问的相关信息和接待任务。
自此,被访单位将获得整体上的访问规划,静候访客的到来。
   在访客到达后,安保部门只需要识别访客的准确身份,即可知道按照不同类别的人员进行不同流程和规格实施接待服务。在访客系统中,访客的拜访阶段也将从到达后的身份认证开始,进行各个部门之间和接待人员之间的衔接和配合。自动化的访客身份识别,减少了安保部门的工作负荷,缩短了等候的时间,为后续工作的顺利开展带来了便利。
   当访客进入访问后,被访人将根据访客的类别实行接待服务。如需要出入的授权,则可以根据自有的权限进行授权的出入管理。通过自动化的方式减少了安保部门的工作,也为整体的接待工作带来顺畅的服务。
   在访客进行访问过程中,安保部门的管理软件中将可以准确掌握在访客人的准确数量、访问状态,以及全部的人数和异常情况,形成整体的信息把控。这些访客系统的不同角色之间的配合,为用户带来了准确的岗位责任划分,形成了访客管理的信息化。
 
慧美访客系统所采用的岗位责任制,为用户带来了明确的责任分工和各部门之间的配合,形成了良好的用户体验。在日常使用过程中,采纳了安保部门、行政部门、业务部门等相关人员的意见和建议。在IT部门的网络规划和信息化手段的支撑下,形成了有机的配合。在访客到访后,积极有效的配合,也为自己的访问节约了时间,提升了访问的效率。
   在访客系统的数据汇总后,各个部门也可以根据各自管理的需要进行流程上的优化,实现各自岗位的工作效率提升。

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