会议室预约系统

在园区、大中型企事业、校园、工厂中的会议室资源紧张，需要科学地分配才能提升使用效率。在多媒体会议室内部的各种设置，需要专业人员操作，才能实现现代化、信息化会议的管理。慧美会议室预约系统，可以为会议组织者提供会议室空间、配套设施、以及服务人员的预订服务。提前进行预订，并在系统中进行锁定，在会议室使用期间将向外界进行公示。其他员工进行会议室预约时，只有空闲时段才能对该会议室进行预约。

为了提升各个会议室门口，会议室预约系统的管理效率，这套系统还配置了手机预约功能、会议签到签退功能，通过信息化的手段，将会议室预约、占用、释放等环节进行充分考虑，形成细致的管理策略。当业主具备OA、钉钉、企业微信、SAP等其他信息化平台时，还可以将各系统间的人事信息、审批流程进行集成，打通各个管理系统间的信息通道，实现软硬件之间的智慧化联动。

1、会议室资源分配与管理

在会议预约系统的后台，管理员可按用户需求单独设定每间会议室的对应使用人群，对应审批方式和对应审批人员。在后台管理界面，可系统维护和管理会议室内部资源的详细信息、目前状态、设备维修记录等，并按需查询、提交会议所需内部资源及额外资源。

管理员有会议室统一调配权利，可根据实际需要进行紧急退订调整。慧美会议室预约系统中，管理员可以根据每个部门、使用人员级别的不同，为其分配普通会议室、VIP会议室、多媒体会议室等不同的空间。在预约时，各个部门、各个级别的用户将可以在系统中查看会议室的状态并进行预约。

2、移动端预约管理

北京慧美鑫业智慧预约系统，可以通过企业微信公众号、钉钉、企业APP等移动端入口进行会议室的查询、选择和锁定，并可以对会议室内需要准备的设备设施、文具等辅助物品提出需求。会议的预约方可以根据单位所分配的权限来预约(大、中、小、多媒体、机要等)不同类型的会议室。在预约成功后，系统将为其锁定预约的时段和会议室。在规定的会议时间段，预约人员可以凭借人脸识别、IC卡、二维码等身份识别方式进行签到，并将会议室变为使用状态。

当会议预约后，如果预订人员所预订的会期有更改，也可以按照规定在指定方位的时间段内灵活地进行会议取消和修改。

3、会议预约审批

重要会议室使用前，需要不同部门的，可以通过企业微信公众号、钉钉、企业APP等移动端入口进行会议室的查询、选择和锁定，并可以对会议室内需要准备的设备设施、文具等辅助物品提出需求。会议的预约方可以根据单位所分配的权限来预约(大、中、小、多媒体、机要等)不同类型的会议室。在预约成功后，系统将为其锁定预约的时段和会议室。在规定的会议时间段，预约人员可以凭借人脸识别、IC卡、二维码等身份识别方式进行签到，并将会议室变为使用状态。

会议室预约后的审批流程，即可以在慧美智慧预约系统中完成，也可以在钉钉、OA、ERP等企业管理平台中完成。只需要对接相应的数据接口，即可以完成预约过程中的审批工作。

4、会议室信息展示终端

会议室在被预约后，会议室的日程将按实现通过管理员的电脑、预约人员的手机，以及会议室门外的会议信息终端进行展示。在多个会议室的区域，可以同时将各个会议室的占用时间段、会议主题、参会人员信息等内容，向参会人、服务人员进行展示和提醒。

5、会议签到管理

当会议室所安排时段开始前，参会人员可以通过刷卡、人脸识别、IC卡等方式进行身份验证，从而实现会议签到管理。会议在第一个参会签到后，会议室外的显示终端将提示该该会议室处于被占用状态，做出免打扰提醒。在会议结束后，该会议的参会人员也可以形成会议签到记录，以备存档和查询。

6、会议室资源占用与释放

当会议开始后，会议室资源就被当前用户所占用，如果该会议按时结束，后台系统将自动释放，以安排为下一个时段的会议内容。如当前会议出现提前结束的情况，参会人员可以通过移动端操作来提前结束该会议，会议室资源就提前进行了释放，临时使用会议室的其他人就可以预约该会议室，以提高该会议室资源的利用效率。

7、会议室使用情况统计

当会议预约，系统会自动将不同阶段的预订信息在后台进行排序，同时可将全天的预约情况更新到会议室门口的显示屏幕上。不仅能够提高会议室使用率，优化会议流程，节省会议组织者和与会者的时间。同时还可以自动下发会议室门禁权限，在指定时间段内其他人员无法进入。

在会议预约后，管理员可以通过后台，非常明确地查看当日、当月所有会议室的预定情况。可以根据日常的需求进行会议的统计和分析。

如果需要对会议参与人进行考勤的数据统计与分析。根据所提供的内部及额外资源与会议时长进行会议计费统计。

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